項(xiàng)目管理大家談
作為組織級項(xiàng)目管理員，我們打交道最多的是項(xiàng)目經(jīng)理，最需要了解的是項(xiàng)目經(jīng)理遇到的困難。今天，我們非常高興能邀請到一位有想法、有干勁、擅總結(jié)、能創(chuàng)新的新晉項(xiàng)目經(jīng)理，和我們分享在擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理以及日常開發(fā)運(yùn)維過程中遇到的痛點(diǎn)與亮點(diǎn)，為中心的項(xiàng)目管理乃至其它管理制度獻(xiàn)計獻(xiàn)策。
被訪談人員均被隱去真名，這也是個小小的伏筆，等系列訪談結(jié)束后，我們將統(tǒng)一公布被訪談人員真名，敬請期待吧！閑話不表，直奔主題。
1、痛點(diǎn)一：立項(xiàng)晚、需求急—立項(xiàng)之痛
小新：那我先從立項(xiàng)說起吧。其實(shí)我們的項(xiàng)目早就有需求意向了，并且列入了年度計劃，但是從有需求意向到正式下達(dá)立項(xiàng)函，耗時半年。其中的原因很多：中心主辦部門不確定、立項(xiàng)流程冗長等。最終受苦的還是項(xiàng)目經(jīng)理和開發(fā)人員。在監(jiān)管要求下，面臨著工期緊、任務(wù)重的難題。需求來得晚、來得急使我們非常被動，只能從別的項(xiàng)目組臨時抽人，加班加點(diǎn)，“壓力山大”。因此我建議精簡立項(xiàng)流程，提高立項(xiàng)效率。
另外總是有些項(xiàng)目存在主協(xié)辦爭議，本來時間就緊迫，又被各種主協(xié)辦爭議、技術(shù)架構(gòu)爭議等問題耗掉寶貴的項(xiàng)目時間，對業(yè)務(wù)部門及具體開發(fā)人員來說都是很不好的體驗(yàn)。對此，我的建議是，建立專門的爭議解決通道，迅速找到?jīng)Q策人做出決斷。
小項(xiàng)：我想跟你分享兩個好消息。首先，根據(jù)新的項(xiàng)目管理辦法規(guī)定，項(xiàng)目立項(xiàng)可以在需求書交付之前進(jìn)行（具體的中心立項(xiàng)流程可以參考小項(xiàng)的另一篇專題--“小編答疑解惑課堂之一中心立項(xiàng)流程”），已實(shí)現(xiàn)了你“精簡立項(xiàng)流程”的提議。其次，中心已有一整套爭議解決機(jī)制，使我們可以爭取在3個工作日內(nèi)解決爭議。我相信，立項(xiàng)方式的改進(jìn)以及爭議機(jī)制的建立會對咱們目前面臨的立項(xiàng)困境有所幫助。
2、痛點(diǎn)二：資源申請不暢—渠道之痛
小新：聽了你的解決方案，我覺得立項(xiàng)已經(jīng)不是問題了，但資源申請還很成問題。大多數(shù)項(xiàng)目都會需要資源，現(xiàn)在的資源申請渠道有PM平臺、IT服務(wù)臺、郵件等。我們一般會根據(jù)之前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)直接在這些渠道里申請。渠道多不說，關(guān)鍵是它還會變！不僅是入口會變，流程也常常變化，讓我們無所適從。比如我有一次按照原來的經(jīng)驗(yàn)在PM申請了網(wǎng)絡(luò)資源，后來被告知網(wǎng)絡(luò)資源變成從服務(wù)臺申請了。這個時候我再換一個渠道申請，耽誤的可是項(xiàng)目的寶貴時間啊！希望咱們能和資源部門做好對接，形成入口統(tǒng)一、審批透明、開放咨詢的資源申請流程。
小項(xiàng)：我們也注意到了資源申請過程中出現(xiàn)的這些問題，也在努力尋求更好的解決辦法。目前由科技局主導(dǎo)，我中心配合建設(shè)的ITA（科技綜合服務(wù)管理平臺）的搭建正是改進(jìn)資源申請流程的好機(jī)會。該平臺可對科技項(xiàng)目進(jìn)行全流程管理，提高了各部門之間的信息流轉(zhuǎn)效率。對于資源申請效率的提高，ITA將是個很好的依托。我們將在后續(xù)參與ITA建設(shè)的過程中，把資源申請問題考慮進(jìn)來，盡可能實(shí)現(xiàn)你提到的“入口統(tǒng)一、審批透明、開放咨詢”的資源申請流程。
3、痛點(diǎn)三：被逼無奈的創(chuàng)新—協(xié)辦之痛
小新：聽起來我們的資源申請未來要輕松簡單很多了。那我再來吐個槽：我們的項(xiàng)目趕上和全行重點(diǎn)項(xiàng)目并行，其中一個協(xié)辦說實(shí)在抽不出人來實(shí)現(xiàn)我們這個項(xiàng)目的需求，只好由主辦自己想辦法。我們真的是想了各種招，終于設(shè)計出一套雖可行但非常復(fù)雜的技術(shù)方案。我對我們的技術(shù)創(chuàng)新感到很驕傲，但是同時也覺得非常無奈。放在協(xié)辦那里做會很簡單的事情，最后不得不整這么“NB”。要我說，能否在項(xiàng)目前期就做好技術(shù)方案與人力資源之間的平衡工作呢？
小項(xiàng)：這里就不得不說說中心的技術(shù)評審制度。首先不要把技術(shù)評審看成是負(fù)擔(dān)，而要把它當(dāng)做是一種保護(hù)。不知你有沒有留意，在每一份項(xiàng)目任務(wù)分解表中，都有一條“申請架構(gòu)評審”的任務(wù)。我們正在開展架構(gòu)評審前移行動，從項(xiàng)目到達(dá)中心的那一刻起，中心架構(gòu)管控團(tuán)隊(duì)就已經(jīng)開始了分析研究，就是為了避免后續(xù)出現(xiàn)架構(gòu)爭議?；氐侥阏f的具體困境，顯然是屬于協(xié)辦任務(wù)的技術(shù)方案問題，可以聯(lián)系我們啟動前面提到的爭議流程，后續(xù)將根據(jù)爭議結(jié)論決定的技術(shù)方案實(shí)施。我們與架構(gòu)管控團(tuán)隊(duì)也會跟進(jìn)該技術(shù)方案的貫徹實(shí)施。這樣一來，你的方案就不需要這么“NB”了。
小新：這真是個好消息。我回去跟大家宣傳宣傳，我們就不需要像無頭蒼蠅一樣到處亂撞了。
4、痛點(diǎn)四：測試案例太簡單—測試之痛
小項(xiàng)：項(xiàng)目前期的立項(xiàng)、爭議問題解決了，后面的資源申請也有了解決方案，那么還有其它什么阻礙項(xiàng)目開展的問題嗎？
小新：那我得說說測試問題。開發(fā)的時候，我們開發(fā)了很多的功能，每個功能都設(shè)想了各種可能出現(xiàn)的異常狀況，反復(fù)優(yōu)化程序的分支和結(jié)構(gòu)，就是為了確保程序上線之后能夠安全地運(yùn)行。有時候我們看到測試案例時，就很納悶，只寫了幾個案例，根本測不完整。出測試報告時，測試的部門還告訴我們報告可以出，責(zé)任不能擔(dān)。上線之后出問題，只打項(xiàng)目組的板子，而測試的部門卻毫無責(zé)任。我建議測試案例也要評審，不能光評審項(xiàng)目組，參與測試的各方都應(yīng)該接受監(jiān)督，負(fù)起責(zé)任。
小項(xiàng)：太好了！這個建議非常重要，將測試案例納入評審是推進(jìn)測試工作規(guī)范化的好想法。評審是手段，責(zé)任落實(shí)是關(guān)鍵。現(xiàn)在根據(jù)新版的項(xiàng)目管理辦法（未發(fā)布）規(guī)定，數(shù)據(jù)中心已經(jīng)承接牽頭組織系統(tǒng)測試和業(yè)務(wù)測試的職能。這說明測試與開發(fā)已逐漸明確各自職責(zé)邊界。我們也會努力推動，協(xié)調(diào)好開發(fā)與測試之間的職責(zé)移交。測試工作的職責(zé)明確了，出了錯，落下的板子也就有了明確的目標(biāo)。有了這樣確定的職責(zé)劃分，我想大家都會對測試工作重視起來，評審的手段自然會有落實(shí)的動力。
5、痛點(diǎn)五：“愛做飯不愛洗碗”—運(yùn)維之痛
小新：開發(fā)與測試的職責(zé)劃分清楚了，運(yùn)維的職責(zé)最好也能劃分清楚。我做新人的時候參與過組內(nèi)的運(yùn)維工作，作為運(yùn)維人員需要24小時開機(jī)，隨時應(yīng)對分行的運(yùn)維需求。當(dāng)時那段經(jīng)歷對我鍛煉很大，運(yùn)維工作對快速熟悉系統(tǒng)大有裨益，也比較辛苦。但相比運(yùn)維，我還是更喜歡做開發(fā)，大部分人和我一樣，“愛做飯不愛洗碗”，愛開發(fā)不愛運(yùn)維。但是現(xiàn)實(shí)狀況是，我們每個開發(fā)人員都承接著任務(wù)量不小的運(yùn)維工作，往往分身乏術(shù)，導(dǎo)致兩頭工作都沒有做好。
小項(xiàng)：運(yùn)維移交機(jī)制的建立就是為了解除開發(fā)人員的后顧之憂，讓程序員更加專注于開發(fā)，讓運(yùn)維需求統(tǒng)一扎口。不過，咱們?yōu)榱藢⑦\(yùn)維工作更完整地移交出去，也需要注意文檔的沉淀，將日常的運(yùn)維操作步驟、已有的運(yùn)維經(jīng)驗(yàn)知識盡可能詳盡地總結(jié)整理，讓接收運(yùn)維工作的同事按圖索驥，快速上手。
除了痛點(diǎn)，我們的訪談還發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目組的很多亮點(diǎn)，下面就摘錄一個例子，以饗讀者。
6、亮點(diǎn)：咱也可以優(yōu)化需求
小新：當(dāng)然了，我們在工作中除了開發(fā)外也會提供其它方面的價值。有時候，我們對業(yè)務(wù)部門提的需求是能夠做出優(yōu)化的。以我參加的一個項(xiàng)目為例，客戶向業(yè)務(wù)部門提出了一個很小的需求，業(yè)務(wù)部門來咨詢項(xiàng)目組，我們分析了這個需求之后，發(fā)現(xiàn)可以用同樣的工作量實(shí)現(xiàn)更豐富的功能，業(yè)務(wù)部門把我們的建議轉(zhuǎn)達(dá)給客戶之后，客戶表示非常滿意。
小項(xiàng)：這就是熟悉系統(tǒng)的優(yōu)勢！咱們開發(fā)部門在需求編寫過程中的積極參與能夠?yàn)槲倚汹A得更好的客戶體驗(yàn)，真正實(shí)踐了“科技就是生產(chǎn)力”。
每一次與大家訪談，我們小項(xiàng)都受益良多。談話的內(nèi)容豐富多樣，無法在一篇小文中完全涵蓋。好在咱們這是一個系列，現(xiàn)在不說不代表我們遺忘了大家的建議?？赡苁菃栴}復(fù)雜，需要更多的調(diào)查研究；也可能是問題零散，我們會在積累歸并之后統(tǒng)一成文?？傊?，不管短期長期，20個小項(xiàng)都會把大家的問題放在心上，不放過擊潰它們的任何機(jī)會。我們會帶著大家的建議去思考變革的方向，盡我們最大的誠意，切實(shí)解決實(shí)際問題，準(zhǔn)確地為大家做好服務(wù)工作。
最后，播放一條廣告，大家如果遇到任何項(xiàng)目相關(guān)的問題，都可以找項(xiàng)目管理員，也可以在項(xiàng)目周報中暴露出來，項(xiàng)目周報我們會持續(xù)關(guān)注，貫穿整個項(xiàng)目的生命周期，我們能解決的一定幫助解決，不能解決的也會給您答復(fù)。愿我們共同努力，讓“開心”的項(xiàng)目在開心的氛圍中展開！
